I forti cambiamenti nelle forme di avvicinamento e prenotazione alla visita nonché le spinte ministeriali all’innovazione tecnologica nel settore hanno portato, negli ultimi anni, ad un’ampia rilettura delle necessità e delle criticità del lavoro degli Enti Culturali, con l’obiettivo di individuare soluzioni in grado di migliorare il complesso di attività e di processi gestionali che si svolgono quotidianamente al loro interno. Oggi è sempre più necessario il mezzo digitale per un’ottimale gestione e valorizzazione del patrimonio, divenuto imprescindibile per il coinvolgimento e la gestione dei flussi di visitatori presso le istituzioni culturali.
In questo Contesto è nata grazie a RnB4Culture, la progettazione di Emma (Electronic Museum Management & Analytics) piattaforma capace di razionalizzare le innumerevoli attività di management museale per renderle di facile gestione e da un unico punto d’accesso mobile first. Emma, come Saas, è formulato secondo un approccio multiutente e dinamico al fine di garantirne globalmente alla singola istituzione la gestione ai differenti livelli di utilizzo. Il progetto è nato con lo scopo di rendere la digitalizzazione museale accessibile alle istituzioni culturali di ogni ordine e grado, puntando strategicamente su un rinascimento culturale diffuso. Vari sono i moduli previsti da Emma che manifestano come unico requisito la copertura di rete internet e fornire, oltre alla più comune interfaccia desktop, la possibilità di effettuare vendite da mobile, tramite app dedicata compatibile con Android e IOS.
Dato il quadro di così grande eterogeneità nelle sue forme e nelle sue criticità che mostra il panorama delle Istituzioni culturali italiane, si è deciso di configurare Emma come un sistema modulare. In tal senso il servizio di Ticketing prevede la possibilità di disporre di un’interfaccia di online ticketing integrata nel proprio sito web altamente personalizzabile oltre che di un sistema di cassa fisica. Al sistema di cassa è legato il modulo Bookshop che garantisce una maggior efficienza nella gestione dell’inventario. L'operatore museale può scegliere di registrare nuovi articoli e aggiornare le giacenze tramite piattaforma web o mobile e tenere traccia dei flussi di giacenza. EMMA permette di inserire e modificare autonomamente tutti gli articoli in vendita, senza la necessità di richiedere supporto o l'intervento di tecnici esterni. L’integrazione diretta con il sistema di vendite e il modulo di Analytics permette un controllo continuo ed efficiente sull’andamento su quello che, molto spesso, è una delle aree più remunerative dei Musei. Se era un fenomeno già in forte crescita il periodo pandemico ha dimostrato quanto un ottimale gestione delle prenotazioni, specialmente online, sia un elemento determinante del successo museale sia per eventi speciali che per la normale fruizione della mostra permanente.
Fig. 2- Grazie alla scannerizzazione del codice qr sui biglietti prestampati l’app Emma permette di abilitare alla vendita biglietti prestampati eliminando la necessità di dotarsi di stampanti e permettendo la vendita di ticket lontano dal welcome desk, foto @GiorgiaRorato.
In tal senso si è voluto rendere accessibile anche per le istituzioni minori la possibilità di pubblicare sui principali canali social o sul proprio sito un evento in modo centralizzato e immediato, per poi registrare le prenotazioni ricevute per eventi e visite, consultare il programma settimanale e monitorare l'affluenza attesa per ogni fascia oraria della giornata. A supporto del management museale è inoltre previsto un CRM per la gestione del personale e un avanzato sistema di Analytics che permette alla direzione di avere sempre sotto controllo ogni singolo aspetto della propria realtà in simultanea. Particolare attenzione è stata data anche al territorio, e al valore aggiunto dalla collaborazione con e tra le istituzioni. Per questo Emma è utilizzabile sia da istituzioni culturali singole che connesse in rete. Le Istituzioni che decidono di unirsi in rete visualizzeranno il modulo aggiuntivo “Rete Museale” nel proprio portale, comprendente una sezione dedicata alla vendita di biglietti e prodotti in condivisione con altre realtà museali. Il modulo permette una gestione coordinata e simultanea di vendite ed ingressi da parte di tutti gli attori appartenenti ad una stessa rete, agevolando l'amministrazione di biglietti unici, card territoriali e gadgettistica comune. La rete sarà inoltre in grado di valutare, in modo aggregato, i dati statistici prodotti dalle singole realtà.
Fig. 3 - Il modulo Bookshop nella gestione dell'inventario. L'operatore museale può scegliere di registrare nuovi articoli e aggiornare le giacenze tramite piattaforma web o mobile, foto @GiorgiaRorato
Dato l’alto valore dei dati nella pianificazione dell’area espositiva, nel distanziamento sociale, nella possibilità di implementazione di logiche di gamification con le opere, di ottimizzazione dell’impiantistica Emma si è arricchita anche di un modulo di real time tracking dei visitatori all’interno dell’area espositiva. Il sistema, attraverso l’integrazione di tecnologie innovative Ultra Wide Band, permette l’analisi comportamentale dei visitatori del museo attraverso il tracciamento puntuale della loro posizione all’interno all’area espositiva in tempo reale. Un sistema simile permette al management di usufruire di una base dati sia real-time che storicizzata, da cui acquisire insight utili all’ottimizzazione della gestione del museo. L’utilizzo di un sistema simile permette di riconoscere il posizionamento del visitatore all’interno dell’esposizione con un margine di errore minore di 20cm permettendo di aprire innumerevoli possibilità progettuali con i singoli Musei. Per l’alto livello di innovazione del software Emma, la società RnB4Culture è stata premiata come miglior start up innovativa culturale nell’ambito del bando InnovaMusei indetto da Cariplo Factory, Regione Lombardia, Union Camere Lombardia e Fondazione Giordano dell’Amore.
RnB4Culture, parte del gruppo RnBGate, è una dinamica start-up ad alto valore sociale che applica le più innovative tecnologie di ArtTech alla promozione e alla valorizzazione del patrimonio storico-culturale. Punta alla salvaguardia e al rilancio del patrimonio culturale attraverso il management e la gestione di istituzioni culturali, il loro supporto attraverso il project office bandi e allo sviluppo di software e hardware per la loro fruizione. RnB4Culture ridisegna come le persone vivono la cultura associando ricerca e tecnologia alle ricchezze storiche e culturali del territorio.
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